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重要なお知らせ

個人情報の紛失について【お詫び】

日本航空健康保険組合加入者 各位

この度、お名前を含んだリストの紛失事案を発生させました。ご報告するとともにお詫び申し上げます。
6月17日に当健康保険組合の決算を纏める作業中、郵送大腸がん検診について未請求分があると思われたため、委託先(日本リーダーズ協会)へ問い合わせたところ、5月18日に当健康保険組合への請求書およびリストを送付済みであることが判明いたしました。その後、郵便記録からリストを受領していたことを確認し、事務所内を捜索いたしましたが発見されず、関係のないフォルダに挟み込んでいる、もしくは廃棄した可能性があることが判明いたしました。
このリストには、個人情報(保険証番号、氏名、検査日、検査結果)が含まれておりましたことから、お名前が記載されていた皆さまには、健保よりご本人宛にお詫びとご報告のお手紙を送付させていただきました。
大変なご迷惑とご心配をおかけしますこと、心よりお詫び申し上げます。

紛失の原因といたしましては、担当者の個人情報取り扱いの意識が低く、書類を取り扱う際に、他の書類に混入する可能性がある状態で作業を行ったことにあります。そのため、以下の再発防止策を策定いたしました。
【再発防止策】
・請求書の証拠書としてのリストは、健保組合以外では個人が特定できない内容に変更する。
・書類は、郵送の場合は送付受領が確認できる送付物(レターパックプラスなど)へ変更し、また、メールの場合はセキュリティ対策の取られているメール便を利用し、暗号化してパスワードを付けての送信を再徹底する。
・郵便物など全ての受領物の外装物(封筒、レターパック等)は、受領した健保職員が日付入りの受付印を押し、受領日毎に2ヶ月保存する。また、郵便物を受領担当から各担当者が受け取る際に、内容物の確認をし、同封物に送付状があれば、送付状は外装物とともに保管する。
・作業場所を整理整頓し、書類が紛れ込まない環境にする。
・健保全役職員に対して、個人情報保護講座の再受講を速やかに実施する。振り返りのため、年度末にも再度教育の実施を予定する。
・上述の改善防止対策が正しく機能されているかを確認するため、定期的に仮想ケースを作成し、抜き打ちでシミュレーションを行い、注意喚起に努める。
・毎月のスタッフミーティングでの、声掛け・確認を定例とする。

当健康保険組合では、個人情報の管理は厳重に行ってまいりましたが、まだまだ徹底がなされていないことを痛感するとともに、認識が甘かったことを深く反省し、今後、このようなことを二度と起こさないよう個人情報の取り扱いについて再教育するとともに再発防止に努めてまいります。

なお当件は、日本航空株式会社および健康保険組合の所管である厚生労働省関東信越厚生局へ報告しております。

                                       日本航空健康保険組合
                                       理事長  秋山 実

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